Warum die meisten Lieferantenaudits scheitern
Mehrwert eines Lieferantenaudits
Fehlende Sinnhaftigkeit
Ein Audit ergibt dann Sinn, wenn ein klarer Auditauftrag besteht. Es hilft, ein Ziel zu definieren und zu kommunizieren, was man vom Audit erwartet. Dabei sollte spezifisch auf Lieferantenbeziehungen mit Verbesserungspotenzial eingegangen werden, um einen Nutzen aus dem Audit zu ziehen.
Fehlende Auditstrategie
Lieferantenaudits werden nicht explizit von der Norm gefordert. In vielen Unternehmen macht man nur Lieferantenaudits, wenn der Kunde diese fordert. Dort fehlt dann die intrinsische Motivation, die interne Bereitschaft für das Audit. Motivation entsteht, wenn die Auditfragen mit den Experten zusammen erarbeitet werden. Es empfiehlt sich keine generischen Fragen zu stellen, sondern – beispielsweise in einem Prozessaudit – sehr spezifische Fragen zu den «Pain-points» zu stellen. Wenn man jeden Lieferanten nach Schema F auditiert, schaut am Ende weniger für das Unternehmen dabei heraus.
Mangelhafte Planung und Durchführung
Was trägt zu einer erfolgreichen Planung und Durchführung bei?
- Personen, die in die Prozesse mit Lieferanten involviert sind, müssen einbezogen und ihre Erwartungen an ein Audit abgeholt werden
- Diese Personen können am besten auf die Probleme und mögliche Audit-Themen hinweisen
- Es empfiehlt sich fachliche Unterstützung zum Lieferantenaudit mitzunehmen, um mit dem Lieferanten ein Gespräch auf Augenhöhe führen zu können
- Die involvierten Personen fühlen sich ernst genommen und werden so zu Audit-Führsprechern im Unternehmen
- Im Audit selbst ist aufmerksames, aktives Zuhören elementar. Man sollte dem Auditierten ausreichend Zeit für seine Antworten geben und die Erwiderung darauf nicht schon «parat» haben. Man muss sich unvoreingenommen auf das Gegenüber einlassen, um herauszuhören, wo man in die Tiefe gehen kann.
7 Schritte zu Deiner Auditstrategie
Die Auditstrategie muss in der Unternehmens- und Beschaffungsstrategie verankert sein, damit die Notwendigkeit und der Sinn für Audits klar ersichtlich sind.
Schritt 2: Ist-/Soll-Zustand des Unternehmens bezüglich Lieferantenaudits erfassen.
Schritt 3: Relevanz der Audits festhalten.
Gründe und Bedeutung von Audits im Unternehmen aufnehmen.Schritt 4: Rahmenbedingungen für die Durchführung von Audits schaffen.
Beispielsweise genügend Ressourcen für die Durchführung von Audits sicherstellen.Schritt 5: Prozess, Performance und Reporting vom Audit festlegen.
- Wirksamkeit messbar machen
Schritt 6: Umsetzungsplan definieren und überprüfen.
- Auditprogrammplanung
Schritt 7: Auditstrategie oder Leitsatz festhalten.
Beispiel: «Wir auditieren nur noch risikobasiert.»Relevanz von Lieferantenaudits
Die Verbesserungen, die mithilfe von Audits erreicht wurden, können Qualitätsmanager dann mit Kennzahlen sichtbar machen und intern vermarkten.
Risikobasiertes Vorgehen in der Steuerung
Risikobasierter Ansatz:
- Sinnhaftigkeit und Priorisierung
- Ziele und Schwerpunkte je nach Risiken und Chancen
- Das Aufwand-Nutzen-Verhältnis
- Status-Quo hinterfragen
Beispiele:
- Nicht-Konformitäten
- Aktuelle Projekte mit Audits unterstützen
Was kann man nun «anders» machen?
- Sich fragen, ob die Vorgehensweise Mehrwert liefert
- Jemanden mitnehmen, der bis anhin nichts mit Lieferantenaudits zu tun hatte. Das trägt dazu bei, Akzeptanz und Verständnis aufzubauen. Wenn jemand eingebunden wird, kann das auch dazu führen, dass diese Person positiv über die Auditerfahrung berichtet und so Werbung dafür macht.
- Lieferantenaudits in einem anderen Format durchführen, z.B. als Prozessworkshop.
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